会社が資産を購入し、その事業年度が終わった後もその資産を使い続けることができる場合、この購入費を全額購入した年度の費用にしてしまうと、該当資産を使って稼いだ売上との対応が取れなくなってしまう。そこで、その資産の耐用年数に合わせて順次費用化していくという方法がとられる。このように売上との対応関係を取っていくための会計手続が、「減価償却」である。
減価償却は、簿記を学んだことがない人にとって理解に時間がかかる場合がある。なぜならお金が出たにもかかわらず、費用にならないという少々変わった項目だからだ。
減価償却は法人税を考える上で、不利な項目の1つともいえる。せっかくお金を払ったのに、全額損金にできないことになるからだ。原則として10万円（消費税が免税の会社は税込みで、課税事業者で税抜経理の場合は消費税抜きの金額）以下の場合は、耐用年数に応じて全額損金になる。20万円未満の資産については3年間で均等償却する方法もある。青色申告をしている法人の場合であれば、金額の上限はあるものの30万円未満までは一括で損金にできる特例がある。ただしこの特例には、適用できる期限と金額の上限があることを覚えておきたい。
原則的な減価償却を選択すると、売却や廃棄時にまだ費用化していない部分を費用化したり、捨ててしまった場合などは却損失として処理したりする。それに対し3年間での均等償却を採った場合には、たとえその資産を売ったり捨てたりしてしまっても、当初のスケジュールとおり費用化していくこととなる。また3年間での均等償却を選択した場合は償却資産税の対象にならないが、30万円未満の少額減価償却資産の特例を選択した場合は償却資産税の対象になる点で差が出てくる。
資本金が1億円以下の中小企業については、時限立法で例外的に即時償却が認められることもあるのだ。また平成26年3月31日までに取得した資産で30万円未満のものについては、年間300万円まで全額損金に計上できる特例もある。このとき、その他の特例との選択適用となる。この場合も、資産は償却資産税の対象になるのだ。
パソコンなどを購入した際、どの時点から減価償却が可能か。おそらく多くの人は、購入時点から減価償却が開始できると考えるだろう。実は資産を購入したとしても、実際に使い始めるまでは減価償却を始めることができない。特にパソコンなどはセットアップ日時が記録されているので、例えば期末のギリギリで購入した場合などは、期内にすぐ使用を開始することが必要なのだ。
購入までの過程で付随的にかかる運賃や試運転費用なども、固定資産の金額に加算するので注意しておこう。また償却資産税の関係で、1月1日に資産を持っていると課税対象になる。そのため場合によっては、できるだけ1月2日以降に使い始めるという工夫も必要だ。
資産を共有で使う場合には、共有割合で按分して資産を計上することもできる。また家電量販店などのポイントは値引きとして扱うことから、これを上手に活用することで30万円未満に購入額を調整するような方法もある。
会社で特に届出をしなければ、定率法（建物は定額法）で償却することになる。定率法は早い時期にたくさんの費用を計上できる方法なので、通常であれば定率法が有利なのだ。そのため、特に届出を行わない会社は多い。定額法は毎期一定の費用を計上することになるので、計算が楽であり、安定的に費用化できる方法だ。そのため、業計画が立てやすいといったメリットがある。
