「現金出納帳」と聞いても、どんな内容なのか分かりにくいという人は多いだろう。しかし「おこづかい帳」のようなものと聞けば、イメージできる人がほとんどのようだ。
現金出納帳には、現金の出入りとその取引内容をもれなく記録していく。多くの場合、小さな手提げ金庫に釣り銭や立替精算用に現金を準備しておき、その動きを記録することとなる。
一度会社で現金を持ってしまうと、現金出納帳への記帳という事務が日々発生することとなる。またそうなれば頻繁に銀行へ行って残高の補充や両替などをする必要があり、人件費が馬鹿にならない。さらに現金過不足だけでなく盗難リスクもあるので、考えている以上に多くのコストが掛かっている場合が多いのだ。
最近では役員や社員が自分で立て替えを行い、月に1回会社に対して立て替え経費を請求し、給与などとあわせて銀行振込で精算することが多くなっている。この場合、会社として取引を認識するのは月1回なので、記帳も月1回にまとめて合計金額で行うことになる。すると、記帳にかかる大幅な事務コストの節約になるメリットがあるのだ。
また現金を廃止することも可能なので、銀行へ引き出しや両替に行くコストの節約もでき、盗難リスクも無くなるだろう。立替が多額になる場合でも、クレジットカードで立て替えれば問題がないケースがほとんどだ。また立て替えた人にポイントが付くので、むしろ喜ばれることもあるほどである。クレジットカードが使えない人には給与口座へ事前に振り込んでしまい、給与日にその分を「既払い金」として控除する。そうすれば、自動的に調整が終わるので簡単だ。
なかには釣り銭用に現金を準備しておかなければいけない会社もあるが、立替金の精算が混入しないだけでも記帳がとてもシンプルになる。レジがある場合には明細を印刷して合計金額だけ転記しておいたり、別途日報を作成しているのであれば、日報から合計金額を転記しておいたりするだけでも事足りる。できるだけ作業を効率化させ、無駄なコストやリスクは回避しておきたいものである。
