Vol.6 社外パートナーとも賢く情報共有

 

インターネットサービスによるコラボレーション

　 現在では、自社だけですべての仕事が完結するという会社はほとんどないと思います。何らかの形で、パートナー会社やフリーランスの方と協力しながら仕事を 進めているのではないでしょうか。今後、インターネットを中心とする情報技術の発展に伴い、なんでも自社でやろうとするのではなく、必要に応じて社外パー トナーと協業することがますます大切になってくると思います。

　ここで大切になるのは、やはり「いかに情報を共有するか」でしょう。社内で の場合と異なり、常に顔を合わせて仕事ができるわけではないため、必要なときに必要な情報が入手できるようになっていないと、効率よく仕事を進めることは 難しくなります。社内での情報共有はきちんとできていたとしても、社外のパートナーとは電話やメールしか使っていない、という会社は少なくないと思いま す。しかし、電話やメールだけでは、「窓口の担当者が不在だというだけで、パートナーが必要としている情報がなかなか手に入らない」などということにもな りかねません。

　それに、事務連絡のような単純な仕事はなるべく減らすべきでしょう。よほど余裕のある会社でない限り、無駄な仕事に人 手を割くわけにはいきません。また、社外のパートナーにとっても、「担当者からしか必要な情報が手に入らない」という状態では、仕事が進めにくいはずで す。社内、社外を問わず、必要な情報をきちんと共有しておくことは大切です。それと同時に、機密情報に関しては、社員しか見られないようにしておくことも 必要になります。

　そこで、インターネットサービスのグループウェア（「グループウェア」についてはVol.5を参照してください）を使うことで、社外のパートナーとの情報共有を簡単に行えるようになります。たとえば、外部のデザイナーにパンフレットのデザインを お願いするのであれば、グループウェア上で製品の資料を共有しておけば、スムーズに仕事を進められるようになります。また、何人ものパートナーが協力して 仕事を進めていくのであれば、全体スケジュールを確認しながら、各担当者の進捗を管理しなくてはなりません。最近のグループウェアでは、プロジェクト管理 の機能も利用できるため、大がかりな仕事でも確実に進めていくことができます。

　また、外部パートナーとの仕事においては、やり取りの相手が頻繁に変わりますが、大抵のグループウェアであれば、ユーザーの管理も簡単です。そのため、機密情報については、社外のユーザーには見られない、というような設定が可能です。
 

自社の「ドメイン」を取ろう！

　ところで、「ドメイン」という言葉をご存じでしょうか？これは、インターネットの住所のようなものです。たとえば「dreamgate.or.jp」というのがひとつの「ドメイン」になります。

　 インターネットプロバイダーと契約すると、ほとんどの場合は一緒にメールアドレスももらえます。会社によっては、プロバイダーから提供されたメールアドレ スを仕事で使用しているところもあります。しかし、プロバイダーから提供されるメールアドレスでは、名前を自由に決めることができません。たとえば、 「yamada@abc.someprovider.ne.jp」というようなものになってしまいます。

　そこで、独自ドメインを取れば、自社名をメールアドレスに含められるようになります。たとえば、私の会社「くらふとわーくす」であれば「yamada@craft-works.jp」のようなアドレスになるため、自社名をきちんとアピールできるというわけです。

　 これは、Webサイトのアドレスでも同じです。プロバイダーから提供されるWebサイトのスペースの場合、たとえば 「http://www.someprovider.ne.jp/craft-works」のようなアドレスになっています。それに対し、独自ドメインで あれば、「http://www.craft-works.jp」というような短いアドレスにできるわけです。先ほど申し上げたように、インターネット サービスを利用してお客様だけでなく、さまざまなパートナーと仕事を進めていくのであれば、やはりWebサイトのアドレスは短い方がよいと思います。

　 本来であれば、ドメインの申請にはお金がかかるのですが、最近では独自ドメインのメールアドレスやWebサイトを無料で利用できるインターネットサービス も出てきています。そういったサービスを利用すれば、Webサイトのアドレスもシンプルで分かりやすいものにできるわけですね。
 

ワークスタイルの変化に対応する

　 昔は、情報システムといえば非常に高価なものであり、最低でも何百万円もかかるというのが常識でした。しかし現在では、インターネットの回線や高機能なパ ソコンが驚くほど安く買えるようになっています。今では数万円もあれば、一とおりの環境が揃えられるようになっています。そういった設備を使用して単純作業 をシステム化してしまえば、人手や資金がそれほどなくても、日々の業務をきちんとこなしていけるようになります。その意味では、新しいビジネスを始めると きの敷居がかなり低くなったと言えるでしょう。

　そういった流れのためか、最近では会社を設立せずに個人で仕事を請け負うという、いわゆるフリーランスというスタイルで働く人も多くなってきたようです。あるいは、会社勤めをしながら副業として仕事を請け負う、というスタイルの人も増えてきました。

　 これからは、そのような人たちの能力をうまく取り入れながらビジネスを進めていく、ということが重要になってくると思います。そのときに必要になるのは、 いかにすばやく、的確に情報を共有していくか、ということです。そのためにも、インターネットを中心とした情報技術をうまく利用していくことが大切になり ます。

　とはいっても、いきなりバリバリ使いこなす必要はありません。簡単なところから少しずつ導入していけばよいのです。現在では、ドメ インごと無料になっているインターネットサービスもあるため、まず自社ドメインのWebサイト作成から試してみるとよいのではないでしょうか。