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あなたの業務スタイルに合わせて「最適なプリン タ」を選びましょう
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「プリンタを選ぶ 時は、何を基準に選べばいいんだろう」と、起業家の方たちからよく聞かれます。確かに、デスクワーク中心、営業回り中心、飲食店などの店舗……などなど、 ビジネスのスタイルが変わればその使い方も変わりますから、多種多様に出まわっている製品の中から、最適な「プリンタ」を探すのは大変なことでしょう。ま ずは自社のビジネススタイルを分析し、その上で求める「プリンタ」の条件をしっかり整理する必要があります。
たとえば、デスクワーク中心の業務ス タイルと営業まわり中心の業務スタイルでは、おのずと条件が変わってきます。一概には言えませんが、デスクワーク中心なら情報を無理にプリントアウトしな くても、PC内に保管しながらメール等でやり取りを行い、ここぞという時にだけプリントアウトするようになりますから、「プリンタ」に求めるものは「量よ り質」ということになるかもしれません。逆に営業回り中心なら、できるだけ多くの顧客にできるだけ多くの資料を配りたいもの。ですから、「質より量」とい うことになります。このように、ビジネススタイルの違いによって、「プリンタ」に求められる機能は変わってくるのです。
「ネットワーク機能」や「高速プリント機能」でビジネス効率アップ
そ れでは、「プリンタ」への要望別に必要な機能を、具体的に見ていきましょう。まず「うちは、デスクワーク中心のオフィスなんだけど、いったい何が必要？」 という会社なら、必要不可欠なのがネットワーク対応。人数にもよりますが、高速大容量転送を実現する100BASE-TX、10BASE-T対応のネット ワーク機能を搭載した「プリンタ」なら、ネットワーク接続されたすべてのPCで情報を共有しながら使えるので、チームでの作業効率がグンとアップします。
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また、「うちはど んどん営業まわりをしたいから、資料をたくさん、しかも大量に準備したい」という会社には、モノクロもカラーも高速プリントできる4連タンデムエンジン搭 載の機種が良いでしょう。これは、「教材、マニュアル本などの制作で、ページ数も多く写真も入る出力をしたい」会社にもオススメ。写真の入ったカラーの原 稿もスピーディーにプリントアウトできるので、大幅な時間の節約になります。表紙を挿入してくれる機能や、同じものを何組も用意する場合に便利なソート機 能、必要に応じて面付けやステイプルなど、本来製本作業となる技術を持った機能が付いているものなら、大量の出力物をきれいに、しかも手間をかけずにまと めることも可能です。
さらに、表裏プリント可能な自動両面印刷機能や、最初の1枚の仕上がりを確認してミスプリントをなくす確認プリ ント機能を搭載すれば、紙のムダをなくしてコストと環境負担の削減につなげることもできます。
「とはいっても、うちのオフィスは狭くてスペースが ないから、あまり大きな『プリンタ』は入れられない」という会社でも、心配する必要はありません。最近では、省スペースの「プリンタ」も続々登場してきて いるので、機能・性能の良い機種をスペース効率よく導入することができます。
プリンタの経費は「必要な機能の厳選導入」で削減できます
初めは「大は 小を兼ねる」といわんばかりに、とりあえずグレードの高いものやさまざまな機能が付いたものを導入してしまいがちです。それでも最初のうちは、物珍しさも 手伝って目新しい機能を使ってみるものですが、所詮ビジネスに必要のない機能は、いつしか無用の長物になってしまうもの。現在では、コピーやドキュメント 作成サービスを行う店も市中に展開されていますから、常時使う機能は自社「プリンタ」で、年に数回程度しか使わないものは外注でといった使い分けで、経費 削減を心がけることも必要ではないでしょうか。
次回は「プリンタの選び方＿後編」。また違った要望を取り上げながら、適切な機種・機能を ご紹介します。
