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前書きができればあとは書けたようなもの
前回、プレゼンの最初に“ゆるい結論”を伝えることで、お客様に、企画全体のイメージを把握してもらうことができるというお話をしました。しかし、“ゆるい結論”は、プレゼンの際に役立つだけではないのです。ちなみに私は過去数十冊の自著を出版してきましたが、本づくりの世界では、前書きができればあとは書けたようなものといわれています。それと同じで、企画提案の趣旨さえ決まれば、あとはしめたもの。きっと、すらすらと企画書のストーリーや挿入すべき資料などが浮かんでくるはずです。でも、この趣旨づくりにとまどって、なかなか前に進めないという人が多いと聞きます。ですが、そこは頑張りどころ。まずは“ゆるい結論”をつくることが先決と心得てください。それさえできれば、あなたの企画書は 90％、完成したも同然なのですから。これまで、この過程を踏まずに企画書をつくっていたあなた。ぜひ“ゆるい結論”をつくってから企画書を書き始めてみてください。きっと目からうろこですよ。
理解度を高めるためのプレゼンテクニック
ここ数年、パワーポイントなどのソフトでつくった資料をプロジェクターに映して進めるプレゼンが増えてきましたね。私もときにはこのスタイルのプレゼンを行いますが、必ず同じ内容をプリントした紙の企画書を、同時にお客様にお配りするようにしています。これは、持ち帰って検討してもらう際に役立つというメリットもありますが、私はより理解度を高めてもらうことを主眼においてつくっています。学生時代を思い返してみてください。学校の先生が黒板に板書をして、それを生徒に書き写させましたよね。見たり聞いたりしたことを自分で文字にして書く作業って、理解度を高める効果があるんですよ。だから、紙の企画書も一緒に渡すのです。紙が手元にあると、人間ってメモを取ろうとしますから。また、絶対に記憶に残してほしいポイントをいくつか設定して、それをわざと企画書に落とさず、口頭で伝えてメモを取ってもらうように仕向けることもあります。これも理解度を高めるプレゼンテクニックのひとつです。
プロジェクターでのプレゼンに用意しておけば便利なもの
プロジェクターを使ってプレゼンを行う際に、私は参加者にお配りする企画書の縮刷版ともいうべきシートをプリントアウトして持参します。例えば総ページ数20ページの企画書であれば、A4の用紙1枚に収まるでしょうか。その20枚のページをすべて縮小して、順番に並べてレイアウトしたものです。ページ数が多い場合でも両面印刷をして、1枚にまとめておくほうがベターです。さて、このシートをいったい何に使うかといいますと、それは自分用のプレゼン進行表として使っているのです。なぜ縮小ページのレイアウトで問題ないか？ 自分で作成していますから細かな内容は暗証していますよね。流れさえ確認できればいいのです。自分でお客様にお配りしたものと同じ企画書をいちいちめくりながらプレゼンを進めるのではなく、会場を見渡して顔を上げたままプレゼンができますから、ページごとのお客様の感触・反応が確認しやすい。私はその感触・反応を確かめながら、プレゼンのスピードや言葉のニュアンスを変更したりしています。あと、なんとなくスタイリッシュな印象も残せますよ（笑）。ぜひ、試してみてください。
グラフやデータの数値を際立たせるには？
提案内容を裏付けるために使用するデータ、グラフなどに使用する数値は絶対に間違えないように。経営者は数字が大好き。細かな間違いも許してくれません。ですから、特に経営者を対象にしたプレゼンで数値の間違いはタブーですよ。それだけでそのプレゼンは失敗に終わると心得てください。もうひとつ、その数値に信憑性をもたせるための補足説明を必ず用意しておくこと。「なぜその数値なのだ？」と質問されたら、その根拠を必ず答えられるようにしておくということです。そこがあいまいな数値なら、入れないほうがいいくらいです。日々、各種資料や新聞記事など使えそうなデータを集めておくと、資料作成時、またプレゼンの際のバックアップ資料としても使えて便利です。それらの資料を使用する際は、著作権者への許可をお忘れなく。複合機にもありますが、スキャナ機能を使うと簡単に紙データの電子化ができるようになったので、データ管理や検索などを行うときにも非常に楽になりましたね。あと、企画書にデータやグラフに対する補足コメントをテキストで入れたいならページをまたがないこと。これも注意しておくべきポイントです。そして、グラフやデータは、ぜひカラーで作成しましょう。そのほうが見せたい数値を際立たせることができます。同じ理由から、グラフやデータだけでなく、マッピング図や四象限の図式などもカラーで作成することが望ましいでしょうね。納得感を高めるためには、多少のデフォルメもありですから（笑）。また、第1回目の「プレゼンに勝つための心構え」でもお話しましたが、グラフやデータが大量になる場合は、企画書本編とは切り離し、別途資料として用意しておく方が良いと思います。
高機能複合機があれば、急なピンチに出遭っても安心
その昔、ほぼ徹夜で企画書を仕上げて、プリントアウトした資料を再チェックしていたときのことです。プレゼンに出かける直前に致命的なミスを発見してしまった。すぐに企画書をパソコンで打ち直し、再度プリントアウトしたのですが、時間がかかって結局そのプレゼンに遅刻……契約は取れず……という痛い経験をしたことがあります。そんな事態に陥らないためにも、余裕を持って準備をすることは重要ですよね。この件以来、私自身も高速印刷が可能なプリンタに買い替えました（笑）。また、プレゼンは急遽参加者が増えることがよくあります。ですから、数人分のアロアンスを考えて多めにコピーしておくこと。最近の複合機は自動両面印刷やＡＤＦ（自動原稿送り装置）など多彩な機能が付加されているようです。そんな高機能な複合機があると、プレゼン資料の作成や印刷も効率的に行えますよ。
